Zasady budowy systemu zarządzania jakością

Aby podjąć zadanie skutecznego zrealizowania koncepcji jakości należy odwołać się do systemu zarządzania poprzez jakość z respektowaniem wymagań środowiskowych i zapewnieniem bezpieczeństwa pracy wszystkim pracownikom organizacji.

Zgodnie z  PN-EN ISO 9000:2000 pod pojęciem „organizacja” rozumie się grupę ludzi i infrastrukturę np. spółkę, korporację, firmę, przedsiębiorstwo, instytucję, organizację charytatywną, samodzielnego handlowca, stowarzyszenie lub część, albo kombinację wymienionych.

Określenia i definicje występujące w dalszej części tekstu są objaśnione na końcu rozdziału. Na potrzeby poniższego rozdziału będzie stosowane także wymiennie określenie utrwalone w literaturze technicznej „przedsiębiorstwo”.
Oczekiwania rynku akcentowane też przez środki społecznego przekazu idą coraz częściej w kierunku spełniania przez firmy wymagań norm jakości i ochrony środowiska w każdym etapie produkcji i życia produktu. W praktyce gospodarczej występuje konieczność powiązania dwóch systemów zarządzania: zarządzania systemem jakości wg wymagań rodziny norm PN-EN ISO 9000 z zarządzaniem środowiskowym wg wymagań rodziny PN-EN ISO 14000. Od pewnego czasu pozycja firmy jest korzystniejsza na rynku, jeżeli ma ona ponadto system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg norm PN-N 18000. Jest to warunek stworzenia tzw. zintegrowanego systemu zarządzania łączącego te trzy rodziny norm i opartego równocześnie na zdrowym rozsądku. To jest także decydującym czynnikiem o pozostawaniu na liście dostawców u klienta.

W zmieniających się warunkach otoczenia, postępującej globalizacji gospodarki, zmianach technologicznych oraz rozwoju technologii informacyjnych podstawą budowy skutecznego systemu zarządzania jest wykorzystanie trzech norm: dwóch międzynarodowych PN-EN ISO 9001:2001 „System zarządzania jakością. Wymagania” i PN-EN ISO 14001:2005 „System zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne zastosowania” oraz normy krajowej PN-N-18001:2004 „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania”. Wymienione normy w oznaczeniu zawierają skróty PN – Polska Norma, EN – Europejska Norma (niem. Europeische Normen), ISO – Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna ISO (ang. International Organization for Standarization). Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna ISO jest instytucją o zasięgu ogólnoświatowym.

Przedsiębiorstwa przyszłości są zmuszone zmieniać swoje praktyczne zasady funkcjonowania, systemy zarządzania i sztywne struktury organizacyjne na rzecz rozwiązań bardziej elastycznych, przy czym zintegrowanych. Zarządzanie poprzez jakość dotyczy wszystkich poziomów w organizacji, obejmuje każdy poziom odpowiedzialności i jest sprawą każdego i wszystkich. Opiera się ono przede wszystkim na stanie świadomości pracowników niezależnie od pełnionych przez nich funkcji. Stąd występuje oczekiwanie pozytywnej przemiany w stosunkach socjalnych.

Dużego znaczenia nabrało przekonanie, że wiedza jest głównym czynnikiem wytwórczym. W wyniku tego kształtuje się nowy sposób organizacji wielu rodzajów produkcji. W momencie, kiedy podstawą gospodarki przestały być jedynie zasoby naturalne a stały się zasoby intelektualne, zarządzający firmami zaczęli interesować się, jaka wiedza stanowi podstawę ich biznesu i w jaki sposób jest zarządzana. Sukces na dzisiejszym wciąż bardziej konkurencyjnym rynku zależy od jakości wiedzy, jaką przedsiębiorstwa stosują w swoich kluczowych procesach biznesowych. Wyzwanie, jakim jest uczynienie z wiedzy zasobu, który może wpłynąć na uzyskanie przewagi konkurencyjnej jest coraz bardziej widoczne. W przedsiębiorstwach gdzie występuje wyraźne oddzielenie własności od zarządzania np. w spółkach – szczególnie kapitałowych – może pojawić się niespójność. Nauka o zarządzaniu wyróżnia rozmaite koncepcje, systemy, metody i narzędzia zarządzania. Na ogół przedsiębiorstwa stosują kilka z nich równocześnie, ewolucyjnie przekształcając je i zmieniając ich rangę w zintegrowanym zarządzaniu.

Przedsiębiorstwo współczesne zmierza do budowy Zintegrowanego Systemu Zarządzania ZSZ, który może być pojęciem wieloznacznym i kryje w sobie różne części składowe. Wykorzystywane są różne metody jak np.: marketing, controlling, logistyka, reengineering. Powszechnie przyjmuje się, że w jego skład wchodzą:

 ● system zarządzania jakością (SZJ) opierający się na wymaganiach i wytycznych zawartych w rodzinie norm PN-EN ISO 9000,
● system zarządzania środowiskowego (SZŚ) opierający się na wymaganiach i wytycznych zawartych w rodzinie norm PN-EN ISO 14000
● system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (SZBHP) opierający się na wymaganiach zawartych w rodzinie norm PN-N 18000. Ta ostania norma jest wykorzystywana w skali krajowej z uwagi na występujące zróżnicowanie w sposobach, kulturze zarządzania bhp oraz w rozwiązaniach systemów prawnych obejmujących bezpieczeństwo i higienę pracy.
● zasady filozofii jakości totalnej TQM (ang. Total Quality Management) – kompleksowe zarządzanie przez jakość.

Wykorzystanie możliwości, jakie daje wdrożony i utrzymany system zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem w postaci korzyści zewnętrznych, wewnętrznych, ekonomicznych, korzyści dla otoczenia i dla pracowników jest istotnym celem organizacji.

Korzyści zewnętrzne przedsiębiorstwa to między innymi:
●  zwiększenie zaufania klientów,
●  zwiększenie prestiżu,
●  zwiększenie konkurencyjności,
●  udogodnienia ubezpieczeniowe,
●  poprawa wizerunku w oczach inwestorów, władz, opinii publicznej, środków społecznego
przekazu, ruchów ekologicznych itp.

Korzyści wewnętrzne przedsiębiorstwa to między innymi:
●  wyraźne określenie podziału odpowiedzialności i kompetencji poszczególnych
pracowników,
●  zwartość dokumentacji opisującej system,
●  ułatwienia w komunikacji między poszczególnymi działami i pracownikami wewnątrz
przedsiębiorstwa,
●  doskonalenie realizowanych procesów,
●  możliwość szacowania ryzyka związanego z prowadzoną działalnością zarówno w
aspekcie jakości i niezawodności wyrobów, ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa
i ochrony zdrowia.

Korzyści ekonomiczne to między innymi:
●  zmniejszenie kosztów związanych z reklamacjami,
●  zmniejszenie kosztów działań prewencyjnych,
●  zmniejszenie kosztów odszkodowań związanych z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi,
●  zmniejszenie kosztów związanych z użytkowaniem środowiska i ewentualnymi karami,
●  udogodnienia kredytowe.

Korzyści dla otoczenia to między innymi:
●  spełnienie wymagań prawnych,
●  zmniejszenie lub likwidacja uciążliwości dla okolicznych mieszkańców,
●  utrzymanie dobrych relacji z lokalną społecznością,
●  zmniejszenie ilości odpadów,
●  zmniejszenie zużycia surowców

Korzyści dla pracowników to między innymi:
●  praca w stabilnym przedsiębiorstwie,
●  satysfakcja i ustalony zakres działania,
●  możliwość podnoszenia kwalifikacji,
●  poczucie bezpieczeństwa.

Wyżej wymienione normy różni ich pochodzenie i przebieg rozwoju. Należy podkreślić, że prezentują one dobrą praktykę i powstały w wyniku wieloletnich doświadczeń uzyskanych przy projektowaniu i wdrażaniu programów poprawy jakości, ochrony otaczającego środowiska naturalnego i środowiska pracy.