Audit wewnętrzny – sposób na ciągłe doskonalenie systemu

Audit wewnętrzny

Dlaczego warto przeprowadzać audit wewnętrzny? Podstawowym celem auditu wewnętrznego jest potwierdzenie zgodności pomiędzy ustaleniami, a wynikiem działań, które do tych ustaleń się odnoszą.

Dobrze opracowana procedura auditowa, adekwatna do wymogów organizacji sprzyja systematycznemu doskonaleniu w warunkach efektywnego wykorzystania zasobów.

Cykliczne auditowanie pozwoli Ci również:

  • dostrzec słabe i mocne strony oraz szanse i zagrożenia w systemie zarządzania,
  • zebrać informacje na temat skuteczności procesów w Twoim dziale i poziomu spełnienia ustalonych wymagań,
  • a następnie wdrożyć działania usprawniające, korygujące i zapobiegawcze jeszcze przed wystąpieniem błędów na dużą skalę.

Przeprowadzanie auditu wewnętrznego jest też wymagane przez każdy, wdrożony system zarządzania.

Jakie są podstawowe fazy auditu wewnętrznego?

FAZA I. Przygotowanie auditora do przeprowadzenia auditu
– ok. 25% całkowitego czasu auditu

  1. Określenie celu auditu.
  2. Ustalenie zakresu auditu.
  3. Określenie czasu trwania auditu.
  4. Ustalenie składu zespołu auditorów.
  5. Określenie odnośników w audicie.
  6. Powiadomienie o audicie.
  7. Ustalenie listy pytań.
  8. Uwzględnienie danych z poprzedniego auditu.

FAZA II. Wykonanie auditu
– ok. 50% całkowitego czasu auditu

  1. Otwarcie auditu.
  2. Prowadzenie rozmów auditowych bezpośrednio na stanowiskach pracy,
  3. Spotkanie zamykające, na którym są omawiane wszystkie aspekty auditu i działania zapobiegawcze, korygujące i doskonalące.

FAZA III. Sporządzenie raportu/protokołu niezgodności
– ok. 15% całkowitego czasu auditu

FAZA IV. Spotkanie zamykające z udziałem auditowanych pracowników
– ok. 10% całkowitego czasu auditu

FAZA V. Działania poauditowe
Jak wybrać auditora wewnętrznego?

Przy wyborze auditora wewnętrznego spośród pracowników warto wziąć pod uwagę następujące kryteria:

  • wykształcenie – średnie, wyższe zawodowe,
  • szkolenia z metodyki prowadzenia auditów,
  • doświadczenie w pracy zawodowej,
  • staż w firmie,
  • znajomość realizowanych procesów, usług, wyrobów,
  • dobra znajomość normy systemu zarządzania (jakości, bhp, środowiska – w zależności od tego, który z nich został wdrożony w Twojej firmie),
  • umiejętność kierowania zespołem i organizacji pracy własnej,
  • staranność w wykonywaniu prac,
  • umiejętność analitycznego myślenia,
  • znajomość wymogów prawnych.

Inne kryteria doboru auditorów znajdziesz w odpowiednich normach np. ISO 19011:2000. Ale możesz też do powyższej listy dorzucić własne dodatkowe kryteria w porozumieniu z kierownictwem Twojego zakładu.

Uwaga!
Możesz również zlecić przeprowadzenie auditów wewnętrznych osobom spoza przedsiębiorstwa. W takim wypadku koniecznie sprawdź kwalifikacje i doświadczenie auditorów zewnętrznych. Warto również oddelegować wybranego pracownika, aby im towarzyszył.

Pamiętaj, że sam wynik auditu, bez dalszych działań, zaspokoi potrzeby informacyjne Twoje i kierownictwa, ale nic ponadto. Tylko w przypadku starannego zaplanowania zadań poauditowych i skrupulatnej ich realizacji, uzyskasz pełny efekt: udoskonalenie Twojego systemu.

Więcej szczegółowych wskazówek na temat tego, jak skutecznie i efektywnie zaplanować, zrealizować, a także doskonalić proces auditowania, znajdziesz w publikacji „Zarządzanie produkcją w praktyce”.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis!

Dodaj komentarz