Zakres prac i program działań przy wdrożeniu systemu

Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego należy ocenić zakres systemu oraz przygotować program prac przy wdrażaniu.

Podstawowe zasady dla kierownictwa, wdrażającego lub rozszerzającego system zarządzania środowiskowego obejmują wg normy ISO 14004 co najmniej:

• Uznanie, że zarządzanie środowiskowe należy do najwyższych priorytetów.
• Ustanowienie i utrzymanie komunikacji z wewnętrznymi i zewnętrznymi stronami zainteresowanymi
• Określenie wymagań prawnych i aspektów środowiskowych związanych z działaniami organizacji, jej wyrobami lub usługami.
• Podjęcie zobowiązania przez kierownictwo i pracowników do ochrony środowiska, z wyraźnym przypisaniem odpowiedzialności i obowiązków.
• Zachęcanie do planowania środowiskowego w ciągu całego cyklu życia wyrobu lub procesu.
• Ustanowienie procesu umożliwiającego osiąganie zamierzonych poziomów efektów działalności.
• Zapewnienie odpowiednich i wystarczających środków, łącznie ze szkoleniem, w celu ciągłego osiągania zamierzonych poziomów efektów działalności.
• Ocenę efektów działalności środowiskowej w kontekście polityki środowiskowej organizacji, celów i zadań oraz poszukiwanie możliwości doskonalenia, tam gdzie jest to właściwe.
• Ustanowienie procesu zarządzania w celu auditowania i dokonywania przeglądów EMS oraz identyfikowania możliwości doskonalenia systemu i wynikających z tego efektów działalności środowiskowej.
• Zachęcanie wykonawców i dostawców do ustanowienia systemu zarządzania środowiskowego

Ponadto norma zaleca stosowanie wybranych związanych dokumentów opracowanych przez ISO. Wybór tych dokumentów zależeć będzie m.in. od:

• polityki organizacji;
• poziomu dojrzałości organizacji: czy organizacja posiada już systematyczne zarządzanie, które może ułatwić wprowadzenie systematycznego zarządzania środowiskowego;
• możliwych korzystnych i niekorzystnych sytuacji, wynikających z takich czynników jak: pozycja na rynku, istniejąca reputacja organizacji i stosunki zewnętrzne;
• wielkość organizacji.

Przy tworzeniu i utrzymywaniu systemu można skorzystać z przedstawionych poniżej 5 zasad:

Zasada 1: Polityka środowiskowa i zobowiązanie

• określona przez kierownictwo polityka środowiskowa
• przedstawione cele i zobowiązania organizacji w odniesieniu do środowiska
• udokumentowanie i komunikowane wszystkim pracownikom tych deklaracji
• udostępnienie publiczne deklaracji.

Zasada 2: Planowanie

• identyfikacja aspektów środowiskowych i wymagań prawnych związanych z działalnością organizacji,
• opracowanie i udokumentowanie celów i planów środowiskowych na istotnych szczeblach organizacji
• ustanowienie programu zarządzania środowiskowego,
• wyszczególnienie środków i czasu wymaganych do osiągnięcia celów

Zasada 3: Wdrożenie i funkcjonowanie

• zasoby techniczne, finansowe i ludzkie dla potrzeb SZŚ,
• procedury szkolenia pracowników,
• procedury komunikowania się (wewnątrz i na zewnątrz),
• nadzór nad dokumentacją,
• sterowanie działaniami

Zasada 4: Pomiary i ocena

• działania kontrolne i pomiary
• monitorowanie i ocena działania,
• program auditu SZŚ dla określenia zgodności z celami i wymaganiami,
• działania zapobiegawcze i korygujące,
• zapisy dotyczące środowiska.

Zasada 5: Przegląd i doskonalenie

• okresowe dokonywanie przez kierownictwo przeglądu szś w celu zapewnienia jego stałej skuteczności i doskonalenia
• poprawa swoich efektów działalności środowiskowej

Przebieg wdrażania systemu powinien być zaplanowany. Należy określić kolejne etapy prac oraz terminy ich zakończenia. Poniżej przedstawiony jest przykładowy plan działania przy wdrażaniu systemu środowiskowego na bazie systemu zarządzania jakością..

Lp	Orientacyjny termin	Zakres prac
Etap1 A	1-2 miesiąc	Etap wstępny Przegląd wstępny Analiza istniejącego stanu w organizacji Identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych Opracowanie harmonogramu prac przy wdrażaniu SZŚ
Etap1 B	1-2 miesiąc	Szkolenie Szkolenie kadry kierowniczej w zakresie systemów zarządzania środowiskiem
Etap 2	1-2 miesiąc	Organizacja systemu Powołanie Zespołu ds Wdrożenia SZŚ i opracowanie harmonogramu jego prac Przygotowanie polityki dotyczącej ochrony środowiska Przygotowanie dokumentacji (rejestr przepisów prawnych) Ustalenie tematyki procedur Opracowanie harmonogramu przygotowania procedur
Etap 3	3-6 miesiąc	Dokumentacja systemu Opracowywanie procedur zarządzania środowiskowego Dostosowywanie istniejących procedur systemowych do wymagań ISO 14001 Weryfikacja wewnętrzna opracowanych procedur Ocena i przyjęcie do stosowania opracowanych procedur Zatwierdzanie opracowanych procedur Emisja zatwierdzonych procedur Opracowywanie instrukcji
Etap 4	6-7miesiąc	Księga Zarządzania Środowiskiem Przygotowanie materiałów do Księgi Zarządzania Środowiskiem Redakcja Księgi Zarządzania Środowiskiem Weryfikacja wewnętrzna w poszczególnych komórkach zakładu Ocena Księgi Zarządzania Środowiskiem przez Zespół ds Wdrożenia SZŚ Zatwierdzenie Księgi Zarządzania Środowiskiem jej emisja
Etap 5	5-7 miesiąc	Wdrażanie elementów systemu Szkolenie personelu w zakresie wdrażania systemu zarządzania środowiskiem Przygotowanie programu auditu systemów zarządzania środowiskiem Szkolenie w zakresie prowadzenia auditów środowiskowych
Etap 6	8 miesiąc	Certyfikacja Audit sprawdzający i ustalenie działań korygujących Wybór organizacji certyfikującej Pomoc przy przygotowaniu wniosku o certyfikat