Procesy komunikacji zlecane na zewnątrz

Zarządzanie jakością informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa jest bardzo ważne.

Z tego powodu wiele z firm decyduje się na wsparcie specjalistyczne i oddaje procesy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ręce doświadczonych partnerów, którzy usługi takie świadczą w ramach tzw. outsourcingu procesów biznesowych.

Do zadań takich firm może należeć na przykład opracowanie długofalowych programów działań, które mają za zadanie poprawę postrzegania organizacji przez jej pracowników oraz przez wszystkie zewnętrzne grupy docelowe. Robią to z pomocą przede wszystkim narzędzi z zakresu public relations. Pomagają także – przy pomocy różnego rodzaju szkoleń i warsztatów – rozwijać kompetencje interpersonalnego komunikowania się pracowników na wszystkich poziomach organizacyjnych, jak również w relacjach z otoczeniem zewnętrznym przedsiębiorstwa.

Komunikacja staje się szczególnie ważna w procesie zmian w przedsiębiorstwie. Zmiany organizacyjne u większości pracowników oraz współpracowników i współudziałowców firmy postrzegane są jako potencjalne zagrożenie. Reakcja pracowników na zmiany uzależniona jest często od roli pełnionej w organizacji. Poprzez sesje, spotkania i warsztaty uzupełnione wewnętrznymi publikacjami zewnętrzni partnerzy mogą pomóc przedsiębiorstwu w kreowaniu nowego sposobu myślenia, nadawaniu odpowiedniej wagi zachowaniom wspierającym zmiany i tworzeniu poczucia współodpowiedzialności za proces zmian wśród pracowników.

Innym celem profesjonalnego zarządzania procesem komunikacji w przedsiębiorstwie przez zewnętrznego partnera może być poprawa jego wewnętrznych stosunków pomiędzy pracownikami i polepszenie atmosfery pracy. W tym celu buduje się i wdraża następujące narzędzia komunikacyjne, które również mogą być zarządzane i realizowane przez zewnętrznego partnera: programy informacyjne i integracyjne, koncepcje specjalnych wydarzeń i imprez okolicznościowych, wewnętrzne narzędzia komunikowania, takie jak intranet, publikacje firmowe, spotkania informacyjne.

Z kolei najbardziej oczywistym rodzajem procesu informacyjnego, kierowanego na zewnątrz firmy, jest utrzymywanie kontaktów przedsiębiorstwa z otoczeniem przy pomocy przekazów medialnych. W tym obszarze firmy mogą korzystać z pomocy firm outsourcingowych w takich przypadkach jak na przykład: opracowanie koncepcji przekazu medialnego, identyfikacja i współpraca z kluczowymi dla firmy mediami, przygotowanie informacji prasowych i wydarzeń medialnych, komunikacja w sytuacjach kryzysowych.

Zastosowanie outsourcingu dla komunikacji w organizacji możliwe jest w różnych jego składowych, na przykład: konsulting dla całej organizacji, opracowanie wybranych obszarów dla komunikacji, opracowanie narzędzi do komunikacji w organizacji, jak też komunikacji ze wskazanymi uczestnikami otoczenia organizacji (klienci, dostawcy i inni).

Zastosowanie outsourcingu w komunikacji w organizacji ma wiele zalet, do których można zaliczyć między innymi: dostęp do nowoczesnych rozwiązań techniczno-technologicznych (sprzęt komputerowy, sprzęt teleinformatyczny, kanały teleinformatyczne i inne), możliwość wykorzystywania bardzo zaawansowanych technologicznie systemów informacyjnych, obniżenie kosztów funkcjonowania obszaru komunikacji przy polepszeniu jego jakości, możliwość wypracowania mobilnych scenariuszy funkcjonowania poszczególnych pracowników, jak również zespołów pracowniczych, możliwość indywidualizacji kontaktów z uczestnikami otoczenia danej organizacji, na przykład klientów (systemy CRM), dostawców (jako element systemów zapewnienia jakości ISO), mediów, instytucji finansowych, społecznych uczestników otoczenia, zmniejszenie ryzyka funkcjonowania organizacji, skupienie działalności organizacji na zagadnieniach kluczowych.