Metodologia 5S

metodologia 5S

5S – niektórzy opisują 5S jako narzędzie z zakresu Lean Manufacturing. Według mnie nie jest ono narzędziem, ale filozofią organizacji miejsca pracy, którą wdrażamy przy pomocy narzędzi, takich jak czerwone, żółte kartki, audyty 5S (a zatem formularze), itd. Według terminologii WCM 5S mieści się w ramach filarów Autonomiczne utrzymanie i Zarządzanie urządzeniami. Podzielone jest generalnie na 7 kroków (tak samo, jak w TPM), których wdrożenie może trwać nawet do 6 miesięcy. Natomiast według metodologii Lean Manufacturing wdrożenie 5S dzielimy na 5 kroków:

1. SEIRI – posortuj.
2. SEITON – usystematyzuj.
3. SEISO – wyczyść.
4. SEIKETSU – standaryzuj.
5. SHITSUKE – utrzymaj.

Każdy z kroków wyróżnia się kilkoma charakterystycznymi elementami:

Krok 1 – Posortuj

Kolorowe karteczki – Jako jedno z rozwiązań (przydatne zwłaszcza w biurze oraz warsztacie utrzymania ruchu) może nam posłużyć do oznaczenia rzeczy, które leżą na stanowisku pracy. Możemy użyć zwykłych kolorowych karteczek (wystarczą kartki StickIt). Na rzeczach (narzędzia, części, skoroszyty, stosy kartek, lampki, itd.) przyklejamy kartki StickIt. Przy każdorazowym użyciu danej rzeczy/narzędzia wpisujemy datę na karteczce.
Po 2-3 tygodniach sortujemy rzeczy:
– jeśli coś było używane systematycznie (codziennie), na razie zostawiamy na pierwotnym miejscu.
– jeśli coś było użyte 1-2 razy w tygodniu – zostawiamy na miejscu i oznaczamy kartką koloru żółtego – będziemy wiedzieli, że jest to element zbędny na co dzień, ale w razie potrzeby musi być pod ręką.
– jeśli coś w ogóle nie było użyte: wkładamy do kontenera na rzeczy zbędne. Kontener możemy trzymać jeszcze przy biurku przez 2-3 tygodnie. Jeżeli którąś rzecz z kontenera będziemy potrzebować, opiszmy ją kartką czerwoną i wyjmijmy z kontenera – kartka będzie nas informowała, że ta rzecz jest używana bardzo rzadko.
– po kolejnych 2-3 tygodniach rzeczy z kontenera można śmiało wyrzucić, natomiast w między czasie przejdziemy do następnego kroku i spróbujemy poukładać rzeczy, które zostały na stanowisku pracy.

Sortowanie można również przeprowadzić według własnego „widzi mi się”. Natomiast należy pamiętać o celu: sortowanie ma wyodrębnić rzeczy przydatne na co dzień, od tych, które używa się rzadziej (np. raz w tygodniu) i od tych, które leżą na stanowisku „z przyzwyczajenia”… Samodzielne posortowanie tych elementów wymaga od sortującego dobrej znajomości stanowiska pracy i jego wyposażenia oraz żelaznej dyscypliny. Ile razy, bowiem zastanawiałeś się nad rzeczą, którą użyłeś miesiąc-dwa temu, ale szkoda Ci się jej pozbyć, bo: a może jeszcze się przyda… Właśnie z takim podejściem walczy 5S.

Sortować można również według innych zasad, na przykład przygotowując wcześniej różne pojemniki, opisując je: „codziennie”, „raz na tydzień”, „raz w miesiącu”. „KOSZ”. W zależności od częstotliwości używania danych rzeczy umieszczamy je w odpowiednich koszach.

Można też zrobić listę wyposażenia stanowiska i opisać każdy element według powyższych zasad.

Sposobów jest na pewno znacznie więcej. Powyższe są moimi patentami, które stosowałem z powodzeniem.

Krok 2 – Systematyzowanie

Podstawowym założeniem tego kroku jest stworzenie porządku (wizualnego i ergonomicznego). Chodzi o to, żeby każde narzędzie/rzecz było w miejscu na tyle dostępnym, w zależności od tego jak często jest używane. I tu wykorzystujemy wyniki sortowania naszego wyposażenia.

Jeżeli coś jest używane codziennie, musi być dostępne „pod ręką”, jednocześnie musi mieć swoje stałe, ściśle określone miejsce (można np. wyciąć z pianki formatkę w kształcie narzędzia i umieścić ją na półce, albo obrysować narzędzie flamastrem w miejscu jego stałego przechowywania, albo okleić miejsce kolorową taśmą samoprzylepną). Najważniejsze, aby rzecz/narzędzie używane często było pod ręką, umiesczone w taki sposób, aby jego pobieranie nie wymagało wysiłku (kłania się ergonomia).

Rzeczy mniej potrzebne umieszczamy kierując się zasadą częstotliwości użycia. Jeżeli dane narzędzie używamy raz na miesiąc, to po co trzymać je na stole? Należy umieścić je w szafce z opisem (np. „tu jestem – twój kalkulator”). Wiemy gdzie on jest (codziennie patrzymy na napis na szafce), a jednocześnie nie przeszkadza on nam w codziennej pracy.
– Sposób „schowania” wszystkich przedmiotów musi być dostosowany do specyfiki naszego stanowiska pracy oraz samej pracy, którą się na nim wykonuje.
– Czasami należy zastanowić się, czy nie należy dostosować sposobu sortowania do osoby, która pracuje na danym stanowisku.
– Jeżeli stanowisko jest wykorzystywane przez kilka osób, np. przy pracy zmianowej lub na warsztacie UR, należałoby przeprowadzić „warsztat-kaizen” z przedstawicielami każdej z brygad lub grup/zespołów, aby poczuli się właścicielami wprowadzanych zmian.Warto przy tym jednego z członków zespołu uczynić „kierownikiem projektu wdrożenia 5S na stanowisku pracy”. Wybieramy przy tym osobę o największym szacunku i charyzmie. Jeżeli „przejmie się” swoją rolą i małym awansem w pracy, mamy gwarantowany sukces.

Wdrażając 5S na stanowisku pracy: zmniejszamy czas poszukiwania narzędzia/rzeczy, oszczędzamy energię i nerwy, zmniejszamy ryzyko wypadku oraz zmniejszamy ryzyko wystąpienia defektu, narzędzia, bądź produktu.

Krok 3 – Wyczyść

Oprócz wyczyszczenia stanowiska pracy, powinniśmy postarać się usunąć źródła powstawania zanieczyszczeń. Wiadomo, że czasami jest to nie możliwe, w takim przypadku będziemy musieli częściej czyścić nasze stanowisko. Jeżeli jednak jest nadzieja na wyeliminowanie źródeł powstawania zanieczyszczeń, postarajmy się to zrobić. Zaoszczędzi nam to wysiłku przy realizacji następnych kroków.
Generalnie w tym punkcie zbyt wiele nie da się napisać: szmata, szczota w garść i do dzieła. 🙂

Krok 4 – Standaryzuj

W tym kroku należy:
– określić co, kto i kiedy ma wykonywać,
– należy także określić cele, do jakich zmierzamy,
– należy przygotować audyty 5S (formatka+grafik+prezentacja z wynikami, dostępna dla wszystkich).

Krok 5 – Utrzymaj

Cóż, najprostszy do opisania krok, lecz najtrudniejszy do wdrożenia. Jeżeli zabraknie dyscypliny i konsekwentnego podtrzymywania wdrożonych standardów, cała nasza praca na nic… Dlatego ważnym jest, aby kierownictwo firmy dokonywało systematycznych przeglądów z wyników audytów, wyznaczało nowe cele do osiągnięcia i rozliczało z ich realizacji. Jeżeli zabraknie zaangażowania kierownictwa, to cały projekt 5S legnie w gruzach. Człowiek, szczególnie w Polsce ma skłonność do lenistwa, a podtrzymanie przyjętych standardów 5S niestety wymaga ciągłego wysiłku.

Ważne 1:
Wydaje mi się, że przy rozsądnym podejściu kroki można ze sobą łączyć lub zamieniać ich kolejność. Da nam to mniejszą biurokrację i większe zaangażowanie ludzi . Nie warto się usztywniać i ściśle stosować do japońskich reguł wdrażania 5S. Należy być elastycznym i ciągle obserwować sytuację oraz zachowania ludzi, którzy korzystają ze stanowiska, a następnie dostosowywać nasze działania do sytuacji, w myśl zasady: cel uświęca środki.

Ważne 2:
Trzeba także słuchać ludzi i nie wprowadzać rozwiązań „na siłę”. Zawsze stosowałem metodę dialogu i dyskusji, czasami pozostawiając decyzję pracownikom. Jest to bardzo męczące, ale przynosi lepsze efekty. Po prostu Ci ludzie czują się wtedy „panami swojego miejsca pracy”.

Ważne 3:
Jeżeli nie zaangażujesz pracowników korzystających z naszego stanowiska, to efekty będą marne, albo krótkotrwałe. Przy okazji wdrażania 5S należy przeprowadzić „pranie mózgów” pracownikom, aby zrozumieli, że działania te są podejmowane dla ich dobra (w końcu w czystości i ładzie pracuje się przyjemniej i szybciej, bez zbędnego wysiłku).

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn