Karta procesu – co to takiego

Czym jest karta procesu i do czego służy? Dla zidentyfikowanych procesów musisz określić ich sekwencje i zależności między nimi. Ale nie tylko.

Konieczne jest określenie kryteriów i metod potrzebnych do zapewnienia skuteczności zarówno ich przebiegu, jak i nadzorowania. W jaki sposób to opisać, aby było czytelne i jasne dla każdego? Wiele organizacji robi to za pomocą kart procesów.

Co powinna zawierać karta procesu i kto powinien ją opracować?

Najprościej i najskuteczniej jest, w przypadku gdy proces opisuje właściciel procesu. Dlatego najpierw powinieneś zidentyfikować procesy i określić ich właścicieli. Teraz każdy z właścicieli może opracować sobie kartę procesu. Ale dobrze jest uzgodnić wspólną szatę graficzną tej karty oraz to, co powinna zawierać.

Co warto zawrzeć w karcie procesu?
Najlepiej, jeżeli karta procesu zawiera:

• nazwę procesu – tak opisaną, aby jednoznacznie kojarzyła się z procesem,
• właściciela procesu – czyli osobę odpowiedzialną za realizację procesu,
• cel procesu – zadanie strategiczne, cel, który chcesz uzyskać,
• zakres procesu – określenie, jakie podmioty obejmuje proces,
• określenie klienta – czyli osoby odbierającej Twój wyrób,
• dane wejściowe do procesu – dokumenty, działania, informacje wchodzące do procesu,
• dane wyjściowe z procesu – dokumenty lub działania, informacje będące efektem finalnym procesu, które są jednocześnie danymi wejściowymi do innego procesu,
• procedury związane z procesem – czyli wszystkie procedury realizowane w trakcie procesu,
• wymagane zapisy z realizacji zadań – dokumenty będące potwierdzeniem realizacji procesu,
• wskaźniki i mierniki procesu – które mają ułatwić pomiar realizacji założonych i przyjętych celów jakościowych w procesie,
• wartości oczekiwane – wartości mierników, do jakich dążysz w realizacji procesu.