Czym różnią się dokumenty jakości od zapisów jakości?

To tylko z pozoru proste pytanie. Wielu pełnomocników ma poważny problem z rozróżnieniem tych dwóch grup dokumentów. Tymczasem różnica jest zasadnicza.

Dokumenty jakości wyznaczają zadania i(lub) określają wymagania, innymi słowy opisują sposób wykonania zadania. Dokumentami jakości są np:

• Księga Jakości,
• procedury,
• instrukcje pracy,
• instrukcje badań,
• plany jakości itd.

Taki zbiór dokumentów nazywa się popularnie dokumentacją jakości.

Zapisy jakości
Zapisy jakości stanowią dowody zdolności jakościowej przedsiębiorstwa. Dokumentują one wykonane działania i zawierają wyniki tych działań.

Dokonanie zapisów
Zapisy wykonywane są zazwyczaj na odpowiednich formularzach. Puste formularze stanowią składowe dokumentów jakości i powinny być załączane lub przywoływane w stosownych procedurach, instrukcjach i innych dokumentach jakości. Z kolei wypełnione formularze stanowią już inną kategorię, bowiem zaliczają się do zbioru zapisów dotyczących jakości. A więc:

• Pusty formularz stanowi dokument jakości.
• Wypełniony formularz stanowi zapis jakości.

Pamiętaj, że
W przeciwieństwie do dokumentów jakości, które przez cały czas mogą być uaktualniane i doskonalone, zapisy jakości nie podlegają żadnym zmianom. Jakakolwiek zmiana w zapisach sugeruje sfałszowanie uzyskanych wyników pracy. Jest to całkowicie niedopuszczalne! Zapisy jakości są żelaznym wymogiem normy ISO 9001 i stanowią ważny element SZJ. Jakość bowiem z definicji rozumiana jest jako spełnienie wymagań, zaś zapisy odzwierciedlają stopień ich spełnienia.