Co zyskuje administracja, wdrażając system zarządzania jakością?

System Jakości w administracji

Zastanawiasz się, czy w Twojej instytucji, administracji możesz wdrożyć system zarządzania jakością? Czy nie spotęguje to biurokracji?

Instytucje publiczne zaczynają wdrażać nowoczesne metody zarządzania.
Wiele z nich wdrożyło już system zarządzania jakością oparty na ISO 9001:2000.
Wiele izb i urzędów skarbowych, urzędów miast, gmin już ma certyfikaty. Inne zastanawiają się nad wdrażaniem.

Co daje administracji wdrożony system zarządzania jakością?
Administracja zależna jest bardzo od ustaw i rozporządzeń, na które nie ma wpływu, jednak prawidłowo wdrożony system to narzędzie, które może pomóc kierownictwu takiej instytucji w:

  • identyfikowaniu obowiązujących wymagań,
  • realizacji jej długofalowych celów oraz
  • odejściu od biurokracji do nowoczesnego zarządzania.

Poznaj zadania administracji!
Od administracji wymaga się skutecznego działania przy ograniczonych środkach finansowych, technicznych i organizacyjnych. Wdrożenie systemu uświadamia pracownikom, że:

  • odpowiadają za jakość usług świadczonych przez administrację oraz
  • tworzą jej wizerunek odbierany bezpośrednio przez klienta.

Podejście procesowe – dlaczego warto je stosować?
Podejście procesowe do zarządzania znacznie ułatwia urzędom zrozumienie ich funkcjonowania i powiązań pomiędzy procesami:

  • Uruchomione mechanizmy identyfikowania i wdrażania wymagań prawnych zapewniają skuteczne wprowadzenie zmian w wymaganiach prawnych.
  • Proces ciągłego doskonalenia powoduje coraz lepszą relację z klientem, ułatwia jego obsługę.

Od czego powinieneś zacząć?
Zastanawiasz się, czy w Twojej instytucji wdrożyć system zarządzania? Nie wiesz, jak się do tego zabrać. Przede wszystkim powinieneś zaplanować wdrażanie.

Opracuj plan działania!
Identyfikacja i opis przebiegu procesów to temat, który zawsze nastręcza najwięcej trudności przy wdrażaniu. Zdecyduj, jakie procesy główne mogą być na przykład w urzędzie skarbowym? Oto przykłady:

  • identyfikacja, ewidencja i rejestracja podatników i płatników,
  • orzecznictwo w sprawach należności podatkowych,
  • pobór i dystrybucja należności podatkowych,
  • wykonywanie kontroli podatkowych,
  • prowadzenie egzekucji administracyjnej.

Co następnie powinieneś zrobić?
Po zidentyfikowaniu i opisaniu przebiegu procesów określ:

  • wskaźniki i metody pomiaru skuteczności procesów,
  • zasoby ludzkie i materialne,
  • standardy postępowania,
  • odpowiedzialności i uprawnienia.

O czym jeszcze musisz pamiętać?
Powinieneś się zastanowić:

  • Czy skorzystać z firmy konsultingowej, czy też bazować na potencjale swoich ludzi?
  • Jaką firmę certyfikującą wybrać?
  • Jak sobie poradzić z wdrażaniem systemu?

Jak dobrze opracować dokumentację?
Przy opracowywaniu dokumentacji pamiętaj o tym, by nie tworzyć zbyt dużo dokumentów:

  • Dokumentacja ma służyć usprawnieniu organizacji, a nie jej usztywnieniu i skomplikowaniu.

Cykl artykułów dotyczący wdrażania systemu zarządzania jakością w administracji w poradniku Zarządzanie jakością w praktyce. Normy ISO serii 9000 dostarczy Ci wiele informacji. Zapoznaj się i zacznij wdrażać. To naprawdę nie jest to takie trudne.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis!

Dodaj komentarz