Auditowanie

Najwięcej problemów mają auditorzy wewnętrzni w przypadku kiedy mają auditować prezesa czy dyrektora. Pomocne na pewno będą dokumenty opracowane przez ISO 9001 Auditing Practices Group. Jest to nieformalna grupa ekspertów, auditorów oraz praktyków w zakresie Systemu Zarządzania Jakością (QMS – Quality Management System) stworzona przez ISO Technical Committee 176 Quality Management and Quality Assurance (ISO/TC 176) oraz International Accreditation Forum (IAF). Grupa ta opracowała szereg dokumentów, które zawierają wytyczne i wyjaśnienia dotyczące auditowania Systemu Zarządzania Jakością.

Gdzie można znaleźć te dokumenty? Na stronie www.pca.gov.pl znajdują się polskie wersje wytycznych opracowanych przez tą grupę a dotyczących: dokumentowania niezgodności, przeglądu i zamknięcia niezgodności, auditowania działań zapobiegawczych, auditowania komunikacji wewnętrznej, auditowania polityki jakości i celów jakościowych, w jaki sposób auditować najwyższe kierownictwo?, auditowanie skuteczności auditów wewnętrznych, auditowanie ciągłego doskonalenia.

Dokumenty te zawierają naprawdę bardzo pomocne wskazówki dotyczące auditowania. Można je również wykorzystać do doskonalenia kompetencji auditorów wewnętrznych.  Przykładowo w wytycznych dotyczących auditowania działań zapobiegawczych znajduje się informacja, że przede wszystkim ważne jest, aby auditor zweryfikował, czy organizacja dobrze rozumie różnicę między działaniami korygującymi i zapobiegawczymi. Przy okazji wyjaśnia podejście do tak często prowadzonych “filozoficznych” dyskusji pomiędzy auditorem i organizacją o tym, gdzie działania korygujące się kończą, a gdzie zaczynają się działania zapobiegawcze.

Wytyczne określają poszczególne kroki podczas auditowania, w tym przypadku sprawdzenie: czy organizacja ma udokumentowaną procedurę działań zapobiegawczych, w jaki sposób organizacja określa potencjalne niezgodności i ich przyczyny (podane są przykłady jakich można oczekiwać np. analiza trendu procesów i produktów, alarmowanie przy zawężonych granicach kontrolnych, działania FMEA, itd.), w jaki sposób przeprowadzana jest ocena potrzeby przeprowadzenia działania zapobiegawczego, w jaki sposób organizacja planuje działania i jak są one wdrożone (oraz wskazówki jakich dowodów w tym przypadku powinien poszukać auditor), czy są przechowywane zapisy i czy odzwierciedlają one wyniki przeprowadzonych działań, w jaki sposób jest przeprowadzany przegląd skuteczności podjętych działań.

W niektórych organizacjach przeprowadza się szkolenia okresowe auditorów wewnętrznych i oprócz wymagań dotyczących auditów omawia również wyniki auditu przeprowadzonego w tym zakresie, jego skuteczność i popełnione błędy.