Dokumentacja systemu środowiskowego

Dokumentacja systemu środowiskowego ma podobną strukturę jak w systemie jakości. Rola poszczególnych dokumentów jest również podobna. Ogólnie można podać jako przykład strukturę 4 poziomową:

I poziom – Księga Systemu Zarządzania Środowiskowego
II poziom – Procedury
III poziom – Instrukcje
IV poziom – Dokumenty pomocnicze (zapisy rejestry)

Księga Systemu Zarządzania Środowiskowego powinna:

• określać politykę Przedsiębiorstwa względem środowiska,
• zawierać zobowiązanie do ciągłego doskonalenia i zapobiegania zanieczyszczeniom,
• zawierać zobowiązanie do spełnienia wymagań odpowiedniego prawa ochrony środowiska, regulacji i innych wymagań, które przedsiębiorstwo przyjęło na siebie,
• opisywać funkcjonujący SZŚ i odwoływać się do dokumentów „związanych”,
• zapewnić stałe źródło informacji dla wdrażania i utrzymywania systemu.

Procedury Systemu Zarządzania Środowiskowego
Zawierają opis postępowania, określają kompetencje i obowiązki personelu w zakresie poszczególnych obszarów norm, celem efektywnego zarządzania środowiskiem.

Instrukcje Systemu Zarządzania Środowiskowego
Przeznaczone są do ustalenia sposobu wykonania konkretnych czynności i operacji, które wynikają z przyjętych w procedurach „przebiegów” postępowania w zakresie działań mających ważny wpływ na środowisko

Wymagane dokumenty systemowe
Dokumentacja systemowa zgodnie z wymaganiami normy ISO 14001 powinna obejmować (w nawiasach podano punkty normy):

• politykę i cele środowiskowe (4.2)
• programy środowiskowe (4.3.4) i programy auditów (4.5.4)
• opisane zadania, uprawnienia i odpowiedzialności (4.4.1)
• opis podstawowych elementów systemu zarządzania i ich powiązania (4.4.4),
• odpowiednie zapisy, w tym dotyczące przeglądy systemu zarządzania środowiskowego (4.6)
• procedury wymagane w normie

Wymagane procedury:

1. Identyfikacji aspektów środowiskowych
2. Identyfikacji i dostęp do wymagań prawnych i innych
3. Utrzymywania świadomości środowiskowej
4. Komunikowania się wewnątrz i na zewnątrz organizacji
5. Nadzorowania dokumentacji
6. Identyfikowania potencjalnych wypadków i sytuacji awaryjnych
7. Identyfikowania potencjalnych wypadków i sytuacji awaryjnych
8. Monitorowania i pomiarów kluczowych charakterystyk
9. Oceny zgodności z odpowiednimi przepisami
10. Działań korygujących i zapobiegawczych
11. Zapisów środowiskowych
12. Auditu systemu środowiskowego
13. inne procedury w obszarach, gdzie ich brak mógłby doprowadzić do odchyleń.