W jaki sposób poprawnie dokumentować system HACCP?

Jak dokumentować system HACCP? Centralnym dokumentem systemu HACCP jest Księga HACCP, która odzwierciedla wszystkie najistotniejsze zagadnienia dotyczące kluczowych informacji o systemie. Zwana jest ona też Księgą zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego.

Księga HACCP
W Księdze HACCP ustalasz ramy działalności w zakresie bezpieczeństwa żywności. Oto przykładowe elementy spisu treści Księgi HACCP:

• polityka bezpieczeństwa żywności i przyczyny wdrażania systemu HACCP,
• wykaz podstawowych aktów prawnych związanych z produkowanymi wyrobami i aktów prawnych dotyczących higieny wyrobów i produkcji,
• struktura organizacyjna zakładu i struktura organizacyjna systemu HACCP,
• spis wyrobów i procesów objętych systemem HACCP,
• dokument, w którym został powołany zespół ds. HACCP,
• ogólne informacje na temat zagrożeń bezpieczeństwa żywności w produktach objętych systemem,
• 12 etapów budowy i wdrożenia systemu,
• odpowiedzialności, obowiązki i uprawnienia osób zaangażowanych w system HACCP,
• urządzenia pomiarowe i kontrolne wykorzystywane w zakładzie,
• zasady weryfikacji systemu HACCP (monitorowania CCP i realizacji działań naprawczych, kontroli i walidacji, przegląd kierownictwa, audit wewnętrzny itp.)
• informacje o szkoleniach pracowników,
• informacje o dokumentacji systemu HACCP, w tym spis procedur i planów HACCP.

Plany HACCP
Plany HACCP są dokumentami, które opisują system HACCP dla jednego wyrobu w całym cyklu produkcyjnym lub dla całego procesu. Mogą wiązać się z innymi planami HACCP, np. z planem wyrobu, dla którego dany produkt jest np. surowcem. Plany te to wszystkie zrealizowane dotychczas etapy wdrażania systemu HACCP, wraz z pochodzącymi z nich zapisami, a więc:

• opisy produktów,
• schematy technologiczne,
• arkusze identyfikacji zagrożeń,
• arkusze kontroli CCP, wraz z działaniami korygującymi.

Procedury i instrukcje
Procedury i instrukcje są podrzędnym poziomem dokumentacji w stosunku do Księgi HACCP i opisują sposób postępowania lub procesy na poziomie ogólnym (procedury), albo szczegółowym (instrukcje). Procedury stanowią uszczegółowienie najważniejszych zasad systemu HACCP, opisanych w Księdze HACCP.

Zapisy
Zapisy tworzą najniższy poziom dokumentacji systemu HACCP. Zawierają one obiektywny dowód wykonania działań lub osiągnięcia pewnych wyników – są to np. wyniki przeprowadzonych ocen, monitoringu CCP itp.

Przegląd zapisów
Zapisy są codziennie przeglądane przez upoważnioną do tego osobę, np. przez pełnomocnika ds. HACCP, którego zadaniem jest analiza z punktu widzenia potencjalnego zagrożenia. W ten sposób przegląd zapisów staje się działaniem prewencyjnym, podejmowanym w celu utrzymania bezpieczeństwa produktu.
Co musi znaleźć się w zapisach?
Zapisy powinny obejmować takie informacje jak:

• przyjęcie i ocenę jakości surowców,
• rejestry kontroli parametrów w CCP,
• zapisy monitorowania CCP,
• działania korygujące, prewencyjne,
• szkolenia pracowników,
• zmiany w dokumentacji czy też protokoły z auditów i zebrań kierownictwa.

Pamiętaj!
Jeżeli kontrola zapisów wykaże nieprawidłowości, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany. Jest to zgodne z ideą systemu HACCP, który jest systemem otwartym na zmiany i wszelkie ulepszenia są w nim pożądane.

Uważaj na zbyt obszerną dokumentację!
Stopień rozbudowy dokumentacji systemu HACCP jest jednym z zasadniczych problemów pojawiających się na etapie jej opracowywania. Dlatego powinieneś dostosować ją do kwalifikacji pracowników, przepisów żywnościowych i istniejącej dokumentacji w taki sposób, by dodatkowo i zupełnie niepotrzebnie jej nie komplikować. Pamiętaj, że system HACCP podlega ciągłemu weryfikowaniu i doskonaleniu i tym samym działaniom podlega dokumentacja systemowa, która stale w zakładzie jest doskonalona.
Czy wiesz, że…
Etap 12 jest bezpośrednią realizacją 7 zasady systemu HACCP.